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如何合理化推行改善提案

[来源:益制(NLean)] [阅读:] [日期:2013-08-06]
    改善提案及小提案、一点建议(OPS),是指公司(或企业)通过一定的制度化的激励措施,引导和鼓励员工积极主动地提出并实施任何有利于改善公司经营活动的改进建议、革新建议、发明创造等。
  一、什么是改善提案制度?
  改善提案管理理念是克虏伯先生1872年最早提出的。改善提案制度又称为奖励建议制度,合理化建议制度,创造性思考制度。企业内员工发现现行办事手续、工作方法、工具、设备等,有改善的地方而提出建设性的改善意见或构思,称为“提案”或“建议”。公司选择优良且有效的提案加以实施,给予提案者适当的奖励,这种有系统地处理员工提案的方法,就被称为“改善提案制度”。
  改善提案制度是一种规范化的企业内部沟通制度,旨在鼓励广大员工能够直接参与企业管理,下情上达,让员工能与企业的管理者保持经常性的沟通。
  改善提案制度是一项先进的管理方法,古语说得好:三个臭皮匠顶个诸葛亮。一人智短,众人智长,如果一个公司仅靠几位领导是很难实现可持续发展的,这就需要充分调动广大员工的积极性,使员工以主人翁的心态全面参与到公司的管理中来,发挥集体智慧,为公司献计献。
  总之,改善提案制度存在着明显的优越性,它是员工参与到公司管理中的一个重要途径,是公司运用集体智慧的一个重要手段,因此,在积极执行该制度的同时,应不断将之推向完善,尤其在公司面临销价降低、成本升高、客户要求更加严格、质量风险加大的今天,更应该通过改善提案群策群力,集思广益,使公司在激烈的竞争中立于不败之地!
  概括地说,改善提案制度具有如下特点:
  1)广泛性
  公司的改善提案制度有着广泛的群众基础。公司的每个成员都会积极热情地参加改善活动。现场管理人员和小组负责人对自己的部下所发现的问题和改善设想都给予认真的和及时的考虑。
  2)规律性
  公司的各级改善提案审查委员会都定期(每月)审查来自基层的改善建议提案,并且迅速公布审查结果,迅速实施被采纳的改善方案。
  3)相关性
  在提案审查的过程中,使提案者与专业技术人员保持密切的联系。例如,如果改善提案涉及变更设计的问题,有关的设计师就会很快与提案者进行有关改善的共同研究。
  4)激励性
  积极倡导和鼓励改善提案活动,对那些在建议和改善活动中取得成绩和做出贡献的人员和小组给予物质和精神奖励,以激励人员的改善热情,激发大家的聪明才智。
  5)持续性
  改善提案活动不是一朝一夕、一时一事的活动,而是持久的、连续不断的活动。事物在发展,现有的东西总要被新的东西所取代。今天看来是合理的东西,也许过一段时间再看就是不合理的东西了,因此改善无止境,没有“最好”,只有“更好”!
  二、企业通过改善提案制度能够得到什么?
  改善提案制度的目的是征求大家的意见和改善建议,增强大家的参与意识。通过公司全体人员共同思考和共同参与的改善活动及其直接效果,提高产品质量,降低生产成本,提高每个人自身的能力,创造出舒适的生产作业环境,追求生产现场的生机和活力,增强全体人员对公司的忠诚感和归属感,最终为公司的发展状大做出贡献。
  企业改善管理的宗旨是使职工具有高度的责任心,激发职工的工作热情、创造性和团队合作精神,提高产品质量和生产效率,加快对产品的升级换代,从而提高企业的竞争力。尤其是现在企业竞争压力增大,员工分工细致,并且工作压力巨大,迫切需要开放一个适当的端口来促进员工的精神压力和提升参与意愿,是非常重要的。
  但是存在一个非常显著的现象,就是很多企业,刚开始都在作这项工作,但是时间一长出现了懈怠,员工也不再多提建议了,建议的质量和数量大大下降。究其原因无外如下几点:
  1、合理化建议开始之初的期望太高,认为开展这项活动就会显著提升企业的效益;
  2、没有合理的组织机构,有些是工会组织,有些是人力资源部门组织,不一而足,缺乏常设性的组织;
  3、合理化建议缺乏培训,甚至将合理化建议与工程设计和工艺研究合并考虑,使工艺人员和员工争夺合理化建议奖励的情况;
  4、缺乏一个操作性强的评价机制,合理化建议评价机制上没可操作性,人员不一,奖罚不一。易出现不公平的情况;
  5、合理化建议的递交方式存在问题,有些是设立提交箱,有些是设计网络提交,或者部门汇总提交,等等,好的机制需要好的提交方式,提交方式需要考虑提交人的面子以及周围人对之的评价;
  6、提交内容缺乏统一,每个人写的内容都不太一样,缺乏统一格式。
  国人经常有好的思路和好的方法,但是缺乏的是执行的措施,另外不按程序进行操作,如果没有了程序和流程就不能保证一项好的制度的落实。甚至国家的法律也是如此,很多法律虽然定的很不错,但是缺乏启动机制,当事情出现以后,不知道由谁来启动,启动的规则也不明确。所以程序和流程是极端重要的。
  三、企业改善提案现场活动
  现场改善提案活动是作业者以生产现场为中心,以质量改善、生产效率提高、成本降低、工装夹具改良、作业方法改进、现场管理改善等方面为内容提建议活动。
  现场改善提案活动要立足于本职工作,从完善本职工作做起,从改善小问题做起,对本工序、本班组不完善的项目提出改善建议,从作业动作、作业场地、夹具、工具、搬运、搬运工具、机械设备、材料、工作环境等方面入手,开展全方位的改善活动。题目大小、范围不限,不仅仅是品质方面,也不必有显著的效果,只要是能够比现况提高一步即可。哪怕是能节约一分钱,缩短一秒钟的作业时间都是现场改善的目的。提高效率(少用人员和工时),保证和提高质量(减少不良),改善工作环境(6S、安全),降低成本(减少场地、经费、节约能源、提高材料利用率)等多方面都是改善的内容。设备怎样布局才能减少搬运量?该发明一种怎样的夹具才能使地零部件更容易加工?工具怎样摆放,以免需要多余的动作去拿?不做好这点点滴滴的小事,就不会有快捷的生产速度,不会有对需求的迅速反应。作业者根据自己工位的作业特点提出的改善是最容易实施的,也是最有效的。
  现场改善提案活动广泛、持久地开展,可以提高现场的自我改善能力,养成改善习惯,培训员工的问题意识和改善提高意识,使改善自主化、全员化。现场人员在共同生产、共同参与改善的过程中会产生成就感,增强归属感及被尊重感,提高其改善、创新积极性,发挥个人的创造力。通过全员参与改善,达到提高质量、降低成本、提高效率、提高作业者技能的目的。并以此提升现场管理的水平。
  现场改善提案活动范围广,解决问题的方法灵活,着重于本工位。班组长在现场改善提案活动中要起带头作用,积极提出改善提案。做好改善提案活动的宣传、说明工作,激发现场人员的改善热情,每月将最好的部分《改善提案书》贴出来,供大家学习。班组长接受提案时要注意:本应是正常工作不能作为提案,题目太大、空洞无法解决的不能作为提案。
  “改善”强调的是一种观念:每一件工作,都有很大的改进余地,改善是无止境的。自己主动发现问题,找出原因并解决问题就叫改善;由其他部门检查发现问题后再解决问题就叫整改。全体员工都应全身心投入,发掘每一个不起眼的改进机会,找出现场存在的问题并采取措施解决问题,通过“改进——维持——进一步改进”的循环,把事情做得越来越好。
  四、看名企改善提案活动
  1、在海尔:
  海尔的员工从1997年以来提的改善提案是13.6万条,被采纳的是78000条。如果员工的小改革产生的效益不错,有推广价值,会用他的名字来命名产品。在海尔,员工的改善提案活动的开展非常普及,集团工会成立了“员工创新成果经营公司”,专门管理员工的改善提案活动,还利用信息化建立了改善提案网上申报、网上确认,让员工提改善提案更加便捷,建议解决更加迅速,员工参与率达100%,并且改善提案采取提案书的制度,在一张提案书上实现了建议提出、建议落实、建议跟踪、建议闭环。
  2、在奥克斯:
  宁波奥克斯集团经历了20余年的历程,取得了跨越1000倍的发展,现拥有总资产80亿元、员工3万名,涉足电力、家电、能源、通讯四大制造业以及房产、医疗、物流三大投资项目,并已形成3平方公里的生产基地。2006年,实现销售收入180亿元、利润8.6亿元。
  1997年奥克斯集团开始实施改善提案奖励制度,到2003年,被采纳实施的改善提案就有上万条。六年中,个人因改善提案奖得最高奖金达23万元。
  为使改善提案产生更深远的影响,自2003年3月25日开始,奥克斯集团决定每年拿出500万元,设立改善提案专项奖励基金。直接经办这项活动的集团管理部门,被要求签署责任状,内容是必须在一年内把这500万元花出去,不然罚款;如果使用不得当或被发现滥用乱用,加倍罚款。奥克斯高层期望通过提高奖额,出现更多登上“金点子”擂台的“谋士”,用这500万元为企业创更大的经济效益。
  注:部分资料引用奥克斯官方网站资料、奥克斯内刊及奥克斯内部管理规范等
  3、在西门子:
  在西门子,改善提案有一个特别的称呼:“3i”。即:“建议(ideas)、激励(impulses)、主动性(initiatives)”。3i对合改善提案的几个要素进行了很好的概括。早在1890年,西门子便有系统地提出了改善提案管理体系,并且1997年明确成文提出3i项目,目的就是面向员工进行改善提案的流程管理。
  针对西门子庞大的组织构架,采用了多种方式保证员工改善提案的上传下达,在基本层面分为直接建议和间接建议。
  直接建议的模式为:每一个员工,不管职位如何,在工作周围,如果发现一些可以改进的地方,并且对这些地方有一定的思考,不管问题是否是自己的职权之内,员工可以直接接触相关主管,相关主管会尽快判断并给出答复,如果不能采用,将详细告知不可为的原因。
  而间接建议则是针对西门子庞大的组织机构,许多员工的发现,可能不知道如何向上反映,无法找到直接负责人。那么员工在确认事情确实需要解决并且可以解决的时候,可以提交于3i办公室,然后由3i出面去找专门的管理者。
  此外,当员工的建议有向高层传达愿望的时候也极为便利,西门子所有员工的联系方式是公开的。内部网上任何一位员工都可以查找到所有管理层人员的联系方式,包括:主管部门、email、手机和办公室电话。
  在各种渠道都保持畅通的情况下,西门子的每一位员工,都可以确定自己的建议会被主管部门看到并接受到反馈,这就为合改善提案的管理奠定了良好的基础。
  有报告显示:尽管西门子为此付出了巨额的奖金,但是公司却因此每年削减了2.5亿欧元的成本。
  五、企业管理中心可为你做什么?
  不论你是计划推行部门改善提案或者在推行过程中,遇到疑惑问题,都可联系企业管理中心为你分忧解难,企业管理中心可以为你提供以下的服务:
  1)评估你的现场,协助你制定正确的部门持续改善实施方案和推行策略;
  2)协助你规范和完善你们部门持续改善推行制度;
  3)协助你解决在推行实施过程中的问题;
  5)协助你建立完善的改善提案管理平台。
  提高企业每个人的问题意识及对问题的判断力,发掘提案者自身的潜力,建立有利于工作的职场环境,推动全员参与公司体质改善和发展,激发员工的智慧和创造性的有益尝试,努力使企业实现效益的最大化是我们共同的目标。
  益制(NLean)提醒:运用好改善提案制度,对5S管理的推行有非常大的帮助。