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如何推进办公室5S管理

[来源:益制(NLean)5S管理] [阅读:] [日期:2013-08-01]
    随着精益5S管理在制造业的推广,办公室5S管理已成为目前办公的新模式。
  办公室5S管理以变革管理理论为基础,通过流程优化、精益项目管理、精益行政、开放式办公、与目视化工作开展,结合日常改善激发全员创造力和工作活力,创建一流高效、信息通畅、流程标准、整齐有序并具有活力的世界级办公环境。构建激发员工创造力和活力的工作环境。
  办公室5S管理推行的要点
  推行办公室5S管理需要系统部署,逐步推进。罗马不是一天建成的,成为优秀的企业无法通过简单的复制,需要企业系统部署、逐步推进。急于求成浮躁心态是推进办公室5S管理取得成功的最大障碍。
  企业领导积极参与是办公室5S管理的关键,通过系统导入办公室5S管理改善管理方法,切实利用团队的力量改变工作流程,通过流程改变从而改变传统的工作模式。
  培养精益的文化,办公室5S管理重点是建立全员改善的文化基础,通过改善实践、绩效突破,带动办公室团队建立精益改善的文化,从而建立每一天、每一人和每一处的办公室5S管理改善文化。
  办公室5S管理内容
  在办公室,你能在30秒内找到想要的任何物品吗?其他人在你的办公区域,能在30秒内找到他们需要的物品吗?办公室的5S管理,其目标就是去除所有多余的物品,设立举手可得的摆放模式,创建可视化且能高效办公的工作环境。
  什么是5S管理?5S管理是起源于日本的一种比较优秀的管理方法,它的思路非常简单朴素,针对企业中每位员工的日常行为方面提出要求,倡导从小事做起,力求使每位员工都养成事事“讲究”的习惯,从而达到提高整体工作质量的目的。
  一、整理
  (1)扔掉废弃物,将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃。
  (2)将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。
  (3)将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌抽屉或长柜中。
  (4)将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面或长柜上,做到需要的文件资料能快速找到。
  (5)将工作服、洗澡用品等按类别整齐放于更衣柜中,无更衣柜的,应将工作服等个人用品放于办公桌的长柜中。
  (6)柜(橱)顶、长椅上、沙发上、窗台上、暖气上禁止摆放任何物品。
  二、整顿
  (1)办公桌、椅、柜(橱)、衣架、报架、盆架等物品放置要规划有序,布局美观。
  (2)办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品,要求放置整齐有序。
  (3)办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。
  (4)笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧或抽屉中。
  (5)办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品,如抹布、个人物品、报纸等。
  (6)报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。
  (7)暖壶、茶杯可在矮橱上整齐放置,不具备条件的可整齐放于地面一侧;茶叶桶应整齐放于办公桌抽屉一侧。
  (8)办公室内电器线路走向规范、美观,电脑线不凌乱。
  三、清扫
  (1)打扫干净,办公室防盗门、木门要里外清洁,门框上无灰尘;推拉门轨道要清洁无积物。
  (2)地面及四周踢角干净,要显露本色,无灰尘、污迹。
  (3)室内墙壁及屋顶每周清扫一次,做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网;墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。
  (4)窗玻璃干净透明,无水迹、雨迹、污迹;窗框洁净无污迹;窗台无杂物、无灰尘;门玻璃干净透亮,不挂贴报纸和门帘。
  (5)窗帘整齐洁净、无灰尘,悬挂整齐。
  (6)暖气片、暖气管道上无尘土,不搭放任何物品。
  (7)灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器,表面洁净,无灰尘;各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。
  (8)文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,柜内各种资料、票据分类整齐存放,并根据资料内容统一标识。(样张附后)
  (9)更衣柜内物品分类摆放,要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐;柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物;并按使用者进行标识。(样张附后)
  (10)办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。
  (11)电话要擦拭干净,整齐放于办公桌横板处或办公桌面;电话线要整齐有序,不凌乱。
  (12)垃圾筐要及时倾倒,不能装的太满;门后禁止存放垃圾;条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后;抹布可叠好放于盆架上,或整齐搭挂于门后。
  四、清洁
  (1)保持整洁,持之以恒每天上班前对自己的卫生区进行清扫。
  (2)上班时间随时保持。
  (3)自我检查,对发现的不符合项随时整改。
  (4)下班前整理好当天的资料、文件、票据,分类归档。
  (5)下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。
  五、素养
  (1)人员保持良好精神面貌上班时间佩带上岗证,穿戴整洁的工作服,仪容整齐大方。
  (2)言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。
  (3)工作时精神饱满,乐于助人。
  (4)工作安排科学有序,时间观念强。
  (5)不串岗、不聚众聊天。
  益制(NLean)5S管理专业办公室5S管理机构,提供办公室5S管理培训和办公室5S管理咨询实际操作,拥有全球多个办公室5S管理标杆。